并非所有的理事會(huì)都擅長(zhǎng)會(huì)議管理。實(shí)際上，很多理事會(huì)開(kāi)會(huì)只是“例行公事”走過(guò)場(chǎng)，甚至還會(huì)遭遇會(huì)議材料不到位、討論跑題、無(wú)目標(biāo)、氣氛沉悶、議程冗長(zhǎng)、會(huì)議無(wú)結(jié)果、無(wú)秩序等問(wèn)題。這些現(xiàn)象，有些是準(zhǔn)備環(huán)節(jié)做得不足，有些是主持人的原因，有些是參會(huì)者的問(wèn)題。
一個(gè)成功的理事會(huì)會(huì)議，應(yīng)具備下面五個(gè)特征：
有效：集思廣益，解決個(gè)人無(wú)法完成或突破的問(wèn)題。達(dá)到會(huì)議目標(biāo)。
和諧：營(yíng)造和諧氣氛，大家對(duì)整個(gè)團(tuán)隊(duì)有安全感、信任感和認(rèn)同感。
參與：每個(gè)理事都出席會(huì)議，并用心去關(guān)注、討論會(huì)議內(nèi)容。
效率：在會(huì)議規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成，并形成結(jié)論和解決問(wèn)題。
學(xué)習(xí)：參與會(huì)議的過(guò)程也是個(gè)體學(xué)習(xí)的過(guò)程。
召開(kāi)有效會(huì)議的三個(gè)關(guān)鍵因素是目的、人員、過(guò)程。其中，與“目的”相關(guān)的兩個(gè)問(wèn)題是議程設(shè)計(jì)和成果框架；與人員相關(guān)的兩個(gè)問(wèn)題是會(huì)議角色和小組活動(dòng)；與過(guò)程相關(guān)的主要有議程管理和會(huì)議記錄。議程管理主要是時(shí)刻檢視“與預(yù)期會(huì)議成果是否有關(guān)”，重要緊急的趕緊行動(dòng)，重要但不緊急的先擱置，不重要也不緊急的放棄。另外討論事項(xiàng)如果是執(zhí)行層的職責(zé)，則讓問(wèn)題在執(zhí)行層得到解決就行了。
參考資料：召開(kāi)理事會(huì)的基本原則
（1）議題原則：會(huì)前，理事長(zhǎng)、副理事長(zhǎng)或?qū)Ｂ毨硎潞兔貢?shū)長(zhǎng)應(yīng)共同討論會(huì)議議題，并安排理事會(huì)秘書(shū)或執(zhí)行團(tuán)隊(duì)列出議題清單。
（2）議程原則：議程流暢，要有邏輯性和條理性；合理制定會(huì)議時(shí)間表，便于參會(huì)人員有充足時(shí)間討論各項(xiàng)議題；突出重點(diǎn)議題，集中討論和決定重大、復(fù)雜的事情；注意會(huì)議節(jié)奏，把簡(jiǎn)單和能快速解決的事項(xiàng)放在前面，加快會(huì)議進(jìn)度；把次要事項(xiàng)放在議程最后部分，以節(jié)省會(huì)議時(shí)間。只提供信息的事項(xiàng)可以讓理事事前閱讀會(huì)議帶過(guò)，重點(diǎn)放在需要討論和使人理解的事項(xiàng)上；考慮重要角色的出場(chǎng)；必要時(shí)在議程最后安排一個(gè)“內(nèi)部會(huì)議”時(shí)段讓無(wú)關(guān)人員回避
（3）決策原則：培養(yǎng)尊重不同意見(jiàn)和傾聽(tīng)他人意見(jiàn)的會(huì)議文化和氛圍，使所有理事能暢所欲言、放松而有信心地表達(dá)其思想和建議，通過(guò)所有理事的踴躍參與，按照多數(shù)通過(guò)、絕對(duì)多數(shù)通過(guò)或協(xié)商一致的原則達(dá)成決議，做出相關(guān)規(guī)定。
（4）投票規(guī)則：一人一票原則（無(wú)論職務(wù)大小，均享有平等投票權(quán)）；缺席者的權(quán)利（委托人投票，或者會(huì)后補(bǔ)充書(shū)面投票）；不重復(fù)投票原則（對(duì)于已經(jīng)討論過(guò)并作出決定的議題，不得再進(jìn)行投票）；延遲表決原則（如果理事會(huì)內(nèi)部分歧很大重復(fù)投票后仍無(wú)法形成決議，可指派一個(gè)工作小組或委員會(huì)起草建議書(shū)提交下次會(huì)議專(zhuān)門(mén)討論表決）。
——來(lái)源：黃浩明主編，
《民間組織操作指南》
編輯：呂潤(rùn)黎
責(zé)編：吳艾思
程 芬
深圳國(guó)際公益學(xué)院公益研究中心副總監(jiān)
北京師范大學(xué)中國(guó)公益研究院助理院長(zhǎng)
2005-2008年任公益時(shí)報(bào)記者、編輯。2008-2013年在民政部中民慈善捐助信息中心負(fù)責(zé)政策研究與評(píng)估、捐贈(zèng)研究、慈善信息披露、慈善指數(shù)開(kāi)發(fā)、地方慈善規(guī)劃等項(xiàng)目。2013年加入中國(guó)公益研究院，負(fù)責(zé)公益行業(yè)研究和相關(guān)咨詢(xún)，重點(diǎn)研究課題包括公益行業(yè)透明與責(zé)信、組織治理、公益?zhèn)鞑?、?xiàng)目評(píng)估咨詢(xún)等。2014年起重點(diǎn)關(guān)注社會(huì)組織內(nèi)部治理并完成《中國(guó)基金會(huì)理事會(huì)工作手冊(cè)》。2016年調(diào)入國(guó)際公益學(xué)院，負(fù)責(zé)行業(yè)研究、公益組織管理和家族慈善傳承等領(lǐng)域的課程開(kāi)發(fā)和研究咨詢(xún)。
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